洛阳艾克科技有限公司研发的《档案管理系统》是在原有案卷管理基础上，根据2000年12月6日，国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》重新完善、开发和系统化而成。软件充分体现了"简化整理，深化检索"
和"立卷改革"的思想。本系统使新老归档办法，案卷和文件得到统一的管理，案卷录入后能自动分解成文件，实现无缝的连接。本系统吸收国内各档案管理系统的优点，博采众长，既有先进性，又有实用性，从而能够适应各种企事业单位对档案管理的要求，推进各单位档案管理信息化的进程。
一、系统运行环境
1、 网络平台
● 网络Windows NT
● 数据库Syabse/SQL server/Db2/Oracle
● 结构形式：C/S或B/S
2、 单机版
● WINDOWS 9X以上
● 数据库SQL ANYWHERE
二、系统特点
1、 多全宗号、多单位和多部门的不同分类方法网络安全管理系统
本系统有一个高效、灵活和安全的控制系统，能对多个全宗号、多单位、多部门的不同分类方法进行控制，并对用户的权限进行分组设定，确保系统运行的安全和档案管理的安全。正是这样特点，本系统不仅适用于档案馆网络化的应用，而且也适用于大型企业集团档案分布式存储而又能互访的管理形式。
2、 案卷和文件管理无缝的结合
考虑到我国传统的"立卷"管理模式和档案管理现状，软件对著录的老案卷进行了文化化处理，使之符合DA/T22-2000《规则》的要求，同时又保留了原有案卷管理的办法，达到案卷和文件的无缝结合。
3、 文件条目著录卡片的（书本）的自动生成
在文件登记录入时，系统按用户要求自动生成著录卡片（书本式），卡片的格式符合《档案著录规则》的规定。卡式可按用户的要求分类、排卡、打印或制盘，著录格式的规范化，为今后数据交换和传送奠定了基础。
4、分类方式的多样化和实用性
软件设计考虑到使用单位、部门及各种不同素质，各种不同层次的档案管理人员，因此在分类时既可以采用分类编码方式（对专业人员）又可以采用习惯性或自然的通俗分类方式。如土地证的分类可直接用**县**镇**乡**村**组的自然分类方法，这既符合现实，又为用户解脱编码的烦恼，为用户提供极大的方便。分类采用目录树结构，层次分明，一目了然，操作简单，作用方便。
5、 规范的主题词表库结构
本系统内含的主题词表的库结构，是严格按照《中国档案主题词表》的规则设计而成，对每个主题词涉及的范畴代号、上位词、下位词、代用词、非正式用词、参照词等都一一对应，用户只要根据需要录入相应的主题词，就能实现规范的主题词标引。在采用主题词检索时，就能大大提高检索的查准率和查全率。
6、 自动导航和模糊查询完美的结合
本系统在查询时可以通过文件的目录树引导，逐步找到所需的信息和文件（卷内文件），也可以给出一些模糊查询的条件去检索。在模糊查询时，软件会根据一定的算法对主题词或其他条件进行组配去检索，再通过人机交互查询出用户所需的信息，保证用户的查全率和查准率。
7、 强大的网络功能
● 用户可以在网上浏览和查询档案，甚至原文件的全文（电子档案）
● 领导可以在网上审核和批准、销毁、移交和移入文件的清单，实现网上办公
● 远程用户，可以通过上网达到浏览和查询的目的
8、 实现电子文档自动组盘和电子文档一体化管理功能
● 本系统根据用户要求，配置多种扫描管理软件（支持HP、AV、FUJITSU、TWAIN等扫描仪）方便地把档案原件（纸质）变为电子文档，为长期保存档案提供了方便。
● 对档案原件进行批量的扫描、压缩、存储、并可实现档案原件的还原输出（打印/显示）。
● 对电子文档的登记、分类、归并、形成特色的档案材料,并制成光盘（软盘）作上报材料或宣传材料使用。
● 本系统各种查询结果和报表，均能实现组盘，并录制成盘片（光盘/软盘）且能自成系统，盘片插入任何机器就能演示，无须别的软件支持。
三、系统主要功能
1、 系统控制模块
● 全宗号的定义 可实现多个全宗号管理
● 分类定义 根据用户要求，无层次限制的分类定义
● 单位、部门定义 可实现多单位、多部门的使用
● 用户组定义 该用户组的权力和可使用的软件功能定义
● 用户定义 用户属于哪个组别
2、 基础数据管理
● 主题词表库的维护 按《中国档案主题词表》结构设计的主题词数据字典
● 文种项表的维护
● 稿本项表的维护
● 档案存放位置的维护 可根据用户的情况定义档案存放地点、名称等
● 物资编码的维护
● 事由代码的维护
● 数据库的维护 数据的导入和导出，备份和恢复。
3、 文件、案卷录入
● 文件和案卷的录入和修改
本系统既于按《规则》要求录入文件有关信息，又可按案卷原有的要求录入信息。
● 数据批处理
为已使用计算机单位，案卷和文件中的信息导入、导出提供接口。
● 案卷简易录入
提供简易的"案卷目录号"和"卷内文件目录"的主要内容录入窗口，实现归档文件目录统一管理。
4、 文件、案卷的借阅
● 借阅查询
● 借阅登记
● 借阅归还
● 利用效果登记
● 利用效果的分析和统计
● 借阅情况查询
5、 文件、案卷的销毁
● 文件、案卷的销毁
● 文件、案卷的审核
● 文件、案卷的确认
● 文件、案卷的目录打印或转存
● 文件、案卷的查询和浏览
6、 文件、案卷的接收和移交
● 文件、案卷接收和移交的确认
● 文件、案卷接收和移交登记
● 文件、案卷接收和移交目录的导入
● 文件、案卷接收和移交目录的打印和转存
● 文件、案卷接收和移交的查询和统计
7、 文件、案卷的查询和统计
文件、案卷的查询和统计功能十分灵活，既可以组合式查询又可以由目录树导向式查询既可以精确查询，又可以模糊式查询，主要功能如下：
● 按日期（发文日期、收文日期、归档日期）
● 按责任者（发文单位、收文单位）
● 按主题词查询
● 按事由查询
● 按文件名查询
● 按保存期限查询
● 按密级程度查询
● 按存放位置查询
● 各种组合查询
● 综合报表输出
8、 档案馆（室）内部管理
● 人员管理
● 物资管理
● 费用管理
9、 档案研编管理
● 大事记管理和查询
● 会议登记和查询
● 组织沿革和查询
● 备考表管理
10、电子文档管理
● 扫描管理 配制各种扫描软件
● 图片管理 对扫描入计算机的电子文档（图片、图纸）进行整理分类
● 组盘存储管理 对档案原件或系统输出的各种报表进行批量的扫描、压缩、存储、并于实现档案原件的还原输出
